Des archives dont on a rarement besoin, mais qu'il faut garder
Une pièce remplie de classeurs peut devenir un bureau de plus ou une salle de repos.
Cabinets et professions libérales
Dossiers clients clos, pièces de procédure, anciennes comptabilités : vous libérez le cabinet et vous gardez la clé du cadenas. Vous restez responsable de la confidentialité de ces dossiers : vérifiez ce que votre ordre ou votre assureur demande pour une conservation hors du cabinet. Pour des dossiers contenant des données de santé ou du personnel, le traitement reste aussi sous votre responsabilité, au titre du RGPD et des règles de votre profession. Mobilier, travaux, changement de cabinet : tout est sur notre page stockage pour professions libérales.
Commerces et PME
Factures, liasses, dossiers du personnel des années passées. Le box évite de louer des mètres carrés de bureau pour des cartons. Comme il n'y a pas d'engagement, vous le rendez dès que les archives sont détruites ou déménagées.
Associations et copropriétés
Les archives passent d'un trésorier à l'autre, souvent dans un garage. Un box à part leur donne une adresse fixe, et plusieurs personnes de confiance peuvent s'y relayer. Sur demande, un second code d'accès peut être attribué pour un même box.
Les durées de conservation les plus courantes
Avant de louer, triez : vous saurez ce qu'il faut vraiment stocker. Voici les repères publiés par le ministère de l'Économie.
| Documents | Durée |
|---|---|
| Livres comptables et pièces justificatives (factures, bons de commande et de livraison) | 10 ans |
| Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) | 10 ans |
| Documents soumis au contrôle de l'administration fiscale | 6 ans |
| Documents liés à la paie et au contrat de chaque salarié | 5 ans |
| Documents liés aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
Pour les pièces comptables, le délai court à partir de la clôture de l'exercice. Votre activité peut imposer d'autres durées : votre expert-comptable ou votre ordre professionnel vous le confirmera.
Ce qui protège vos dossiers
Le bâtiment est clos, isolé et ventilé naturellement. Le stockage reste un libre-service : c'est vous qui rangez. Vous fermez le box avec votre cadenas et vous en gardez la clé. Nous n'entrons pas dans votre box sans votre autorisation, sauf dans les cas prévus par nos conditions générales de vente : urgence qui met en péril la sécurité, demande des autorités sur décision de justice, travaux nécessaires, ou doute sur le respect des conditions d'utilisation.
Contre l'intrusion et l'incendie
Chaque box a sa propre alarme anti-intrusion. Le site est sous vidéosurveillance et l'accès se fait par code. Le bâtiment est équipé d'une alarme incendie et d'extincteurs.
L'assurance de vos biens est incluse dans le loyer. Un dossier unique ne se rachète pas : gardez une copie numérique des pièces les plus importantes.
Contre le temps
Le papier supporte mal l'humidité et les variations de température. Le centre n'est pas un service d'archivage climatisé. Le bâtiment est isolé, mais il n'est ni chauffé ni climatisé, et il peut faire quelques degrés de plus à l'étage qu'au rez-de-chaussée.
Rangez vos dossiers dans des boîtes fermées, sur des étagères plutôt qu'à même le sol. Si des documents exigent des conditions contrôlées, parlez-en avec nous avant de réserver.
Organiser ses archives dans un box
Une boîte de dossiers pèse lourd. Mettez les plus lourdes en bas, et n'empilez pas au point d'écraser celles du dessous. Vous pouvez installer des rayonnages ou des meubles de classement, et profiter des 2,9 m de hauteur du box.
Notez sur chaque boîte l'année, le type de documents et la date à partir de laquelle ils peuvent être détruits. Tenez un inventaire simple dans un tableur : le jour où un contrôle arrive, vous allez droit au bon carton. Rangez à portée de main ce que vous consultez le plus, et gardez une allée si vous revenez souvent.
Pour le transport, vous reculez jusqu'au quai couvert, à hauteur d'utilitaire. Chariots, diable, transpalette et monte-charge sont gratuits et sans réservation. Le rez-de-chaussée vous évite le monte-charge si vous passez souvent ; l'étage coûte un peu moins cher et convient aux archives que l'on consulte rarement.
Pour louer au nom de votre structure, préparez les documents à fournir pour un box professionnel. Vous recevez ensuite vos factures par e-mail, et elles restent disponibles dans votre espace client.
Le prix selon le nombre de cartons
Vous payez la surface, pas le volume de papier. Ces repères viennent de nos fiches de box : une boîte d'archives et un carton de déménagement n'ont pas le même format, comptez large et demandez-nous si vous hésitez.
| Box | Cartons | Volume | Prix par mois TTC |
|---|---|---|---|
| Box de 1 m² | environ 30 | 2,9 m³ | dès 28 € |
| Box de 1,5 m² | environ 45 | 4,4 m³ | dès 38 € |
| Box de 3 m² | environ 80 | 8,7 m³ | dès 52 € |
Toutes les tailles, du carton de factures aux archives d'une entreprise entière, sont sur la page tailles et tarifs des box.
Stockage d'archives : vos questions
Quelle taille de box pour mes archives ?
Le box de 1 m² contient environ 30 cartons standards, celui de 3 m² environ 80. Partez de votre nombre de cartons, gardez un passage si vous consultez souvent vos dossiers, et changez de taille sans frais si le volume évolue.
Puis-je venir chercher un dossier en dehors des heures de bureau ?
Oui. L'accès se fait par code personnel, 24h/24 et 7j/7. Vous n'avez pas à prendre rendez-vous.
Qui a accès à mes archives ?
Votre box se ferme avec votre propre cadenas. Votre code personnel ouvre le portail et le bâtiment, et désactive l'alarme de votre box.
Quels documents faut-il pour louer un box au nom de mon entreprise ?
La pièce d'identité du gérant (ou une délégation de pouvoir avec la pièce d'identité du délégataire), un extrait K-bis de moins de 3 mois et un RIB.
Quel est le tarif du stockage d'archives ?
Le prix dépend de la taille et du niveau du box, pas de ce que vous y rangez : de 28 à 192 € par mois TTC, assurance incluse, sans caution ni frais de dossier.