Ce qu'un cabinet range dans un box
Les dossiers clients clos, qu'il faut garder sans les consulter, prennent la place d'un bureau ou d'une salle d'attente. Ils tiennent en quelques rangées de cartons numérotés. Les durées de conservation et l'organisation des cartons sont détaillées sur notre page de stockage d'archives.
Le box accueille aussi le mobilier en surplus, le matériel de rechange et les supports d'un salon professionnel, qui n'ont pas leur place dans le cabinet.
Confidentialité : ce qui reste sous votre responsabilité
Vous fermez le box avec votre cadenas et vous en gardez la clé. Chaque box a sa propre alarme et le site est sous vidéosurveillance. Nous n'entrons pas dans votre box sans votre autorisation, sauf dans les cas prévus par nos conditions générales de vente.
La confidentialité des dossiers reste votre responsabilité : vérifiez ce que votre ordre et votre assureur demandent pour une conservation hors du cabinet. Pour des données de santé ou des dossiers du personnel, le traitement reste aussi sous votre responsabilité, au titre du RGPD et des règles de votre profession.
Pendant des travaux ou un changement de cabinet
Quand vous refaites le cabinet, ou que le nouveau local n'est pas prêt, le box libère l'espace le temps nécessaire, sans démarches lourdes. Réservez au bon moment, puis prévenez-nous 14 jours avant la fin. Gardez près de la porte ce qui sert chaque semaine, et étiquetez les cartons par pièce : vous ne rouvrirez pas tout le jour de l'installation.
Quelle taille pour un cabinet ?
- Des dossiers : le box de 1 m², environ 30 cartons, ou le box de 2 m², environ 60 cartons.
- Des dossiers que l'on vient consulter : le box de 3 m², dès 52 € par mois, avec moins de cartons pour garder un passage.
- Le mobilier d'un cabinet en travaux : à partir du box de 6 m², dès 98 € par mois.
Pour louer au nom de votre structure, préparez les documents à fournir pour un box professionnel. Vos factures arrivent chaque mois par e-mail, TVA comprise.
Professions libérales : vos questions
Qui peut accéder à mes dossiers ?
Vous fermez le box avec votre propre cadenas et vous en gardez la clé. Votre code personnel ouvre le centre et désactive l'alarme de votre box.
Un collaborateur peut-il venir chercher un dossier ?
Oui. Nous pouvons créer plusieurs codes pour un même box, ou un code temporaire. Vous restez responsable des personnes à qui vous donnez accès.
Les dossiers craignent-ils l'humidité ?
Le bâtiment est clos, isolé et ventilé naturellement, mais il n'est ni chauffé ni climatisé. Rangez les dossiers dans des boîtes fermées, sur des étagères plutôt qu'au sol.
Puis-je louer le box seulement pendant le déménagement du cabinet ?
Oui. La location démarre pour un mois, puis continue au mois, sans engagement de durée. Pour partir, prévenez-nous 14 jours avant.